Medarbetarsamtal – handbok för chefer

Det är med stor glädje jag och Sofia Norberg kan konstatera att vår nya bok Medarbetarsamtal – handbok för chefer har fått stor uppskattning av vår målgrupp – chefer med personalansvar.

Frågor om medarbetarsamtal är självklart inga nya frågor – många organisationer har sedan länge arbetat med olika lokala samtalsprocesser.

Men trots detta möter vi ofta chefer som är fundersamma på hur de ska göra i praktiken och vad nyttan är med dessa samtal.

Vår bok är ett bra, konkret operativt stöd – och komplement till intern samtalsprocess – för chefer med personalansvar.

Vi berättar mer om medarbetarsamtal här

Boken inleds med en snabbversion som vi delar med oss nedan:

Snabbversion
Medarbetaren är organisationens viktigaste tillgång, och detta får inte bara bli en sliten klyscha. För många kunskapsintensiva organisationer går balansräkningen hem varje kväll, det vill säga organisationens viktigaste tillgång är just medarbetarna.

Medarbetarsamtalet ska genomföras för att organisationen ska utvecklas och det är både en rättighet och en skyldighet.

Högsta ledningens agerande är viktig för framgångsrika medarbetarsamtal. Högsta ledningen måste ”äga” processen och inkludera medarbetarsamtal i styr- och ledningsprocess.

Det är viktigt att ha en tydlig koppling mellan medarbetarsamtal och lönesamtal, likaså viktigt att skilja på medarbetarsamtal och andra samtal. Exempelvis korrigerande samtal, avgångssamtal eller rehabiliteringssamtal.

Medarbetarsamtal är också en del i arbetsgivarens systematiska arbetsmiljöarbete där arbetsgivaren är skyldig att undersöka alla arbetsmiljöförhållanden. Medarbetarsamtal är ett bland flera verktyg för att fullgöra denna skyldighet.

Medarbetarsamtal delas in i förberedelse, genomförande och efterarbete.

Medarbetarsamtalet ska dokumenteras och följas upp. Dokumentationen ska vara kortfattad och enbart innehålla de åtgärder som du och medarbetaren är överens om. Det är alltså inte själva samtalet som ska dokumenteras. Dokumentationen ska redogöra för:

• Vad som ska göras
• Vem som är ansvarig
• När ska det vara klart
• När det ska följas upp

Notera att det är medarbetaren som i huvudsak är ansvarig för att fullgöra överenskommelsen. Det är medarbetaren som äger sin egen utveckling, inte du som chef. Däremot är det naturligtvis du som beslutar om åtgärderna ska genomföras.

Tänk också på att dokumentationen i princip kan vara tom. Det finns inget självändamål i att producera överenskommelser om utvecklingsåtgärder om det inte finns något organisatoriskt behov. Om både du och medarbetaren konstaterar att det för närvarande inte finns några förändrings- eller förbättringsåtgärder som behöver genomföras, kan dokumentationen bestå av detta konstaterande.

Grunden för den individuella lönesättningen är att alla vill göra ett bra jobb och naturligtvis vill bli lönesatta för det. Varje medarbetare ska bli sedd och bedömd för vad han eller hon gör. Inte för könet, inte för varifrån han eller hon kommer eller för hur han eller hon ser ut. Den individuella lönesättningen förutsätter att lönen sätts lokalt, det vill säga på den nivå där arbetet utförs. Det förutsätter i sin tur att lönekriterierna måste utgå från den egna organisationen och inte vara formulerade som allmänna floskler. Därför är en viktig del i medarbetarsamtalet att förtydliga vad lönekriterierna innebär för den enskilde medarbetarens resultat och måluppfyllelse.

Tänk på att fokus ligger på att förtydliga lönekriterierna betydelse. Fokus är sålunda inte på lönen (den frågan hanteras i lönesamtalet).

Gästkrönikör i tidningen Lag & Avtal

Jag skriver som gästkrönikör tidningen Lag & Avtal (nr 2 februari) med rubriken ”kortsiktiga satsningar riskerar rinna ut i sanden”.

Jag åsyftar regeringens Metoo-satsning som resulterat i ett miljonfiasko enligt SVT.

Och inför kommande utredningar inom arbetsrätten tycks mycket fokus vara på förändrade turordningsregler. Och hur det blir med den frågan återstår självklart att se.

Men det vore också – enligt min uppfattning – välgörande med en utredning i uppdrag att se över möjligheten att slå samman delar av arbetsmiljölagen med diskrimineringslagen.

Från förhandling till samråd

I bland kan val av ord vara viktiga.

I MBL (Lag om medbestämmande i arbetslivet) finns bland annat regler om olika ”typer” av förhandlingar som kan bli aktuella mellan arbetsgivare/arbetsgivarorganisation och arbetstagarorganisation (facket).

Och det är just ordet förhandling som ibland kan föra tankar och förväntningar i tokig riktning.

Exempelvis vad gäller förhandling i enlighet med MBL 11, 13 eller 14 §§. Dessa förhandlingstyper tar sikte på frågor där arbetsgivaren beslutar. Med andra ord ska förhandling genomföras innan arbetsgivaren beslutar om viktigare förändring.

Men eftersom arbetsgivaren – oavsett resultat av förhandlingen – äger rätt att själv besluta så är det inte någon ”riktig” förhandling. Enligt min uppfattning är en ”riktig” förhandling mellan två likvärdiga parter och som kan resultera i någon form av överenskommelse (gemensamt beslutsfattande).

Men de förhandlingar som jag åberopar i detta inlägg avser inte att resultera i någon form av överenskommelse. Det är sålunda inte ett gemensamt beslutsfattande.

Och därför borde att rimligare ord vara samråd innan beslut.

Inte förhandling innan beslut.

Kan tyckas vara en detalj men dock en viktig detalj som bättre beskriver vad denna del av MBL handlar om.

Uppsägning eller överenskommelse?

Som bekant är anställningsskyddet starkt – läs LAS.

Vilket innebär att det ställs höga krav på arbetsgivaren för det fall att arbetsgivaren avser att säga upp en arbetstagare. Med andra ord krävs det saklig grund. Och saklig grund är arbetsbrist eller personliga skäl.

Men det omvända gäller sålunda inte – det vill säga att arbetstagaren kan själv säga upp sin anställning utan att behöva ange saklig grund.

Sålunda inte helt jämställt i denna fråga – eller så är det trots allt bra att det förhåller sig så.

Men…

Det kan också inträffa att arbetsgivare och arbetstagare i någon situation resonerar sig fram till att båda parter är överens om att anställningen ska upphöra vid en viss tidpunkt – det vill säga en separation under ordnade former.

Parterna träffar då en överenskommelse om att anställningen upphör vid en given tidpunkt – och ofta kombinerat med någon form av ekonomisk uppgörelse. Det är detta som massmedia ofta slarvigt kallar för att arbetstagaren blir utköpt. Men så är fallet inte. Det är en överenskommelse.

Men jag har till och från mött – inte minst från fackligt håll – att man i sak kan vara överens men att man då gärna är ”överens om att arbetsgivaren säger upp”.

Och detta menar jag är att tänja på sanningen.

Två parter kan rimligen inte bli överens om att den andra parter ensidigt säger upp ett avtal. Man kan möjligen ha uppfattningen att man inte har något att erinra mot handlingen. Men man kan inte vara överens om handlingen.

Så dessa situationer är det – enligt min uppfattning – viktigt att kalla saker för dess rätta namn. Det finns sålunda tre alternativ:

1. Arbetsgivare och arbetstagare kommer överens om att anställningen upphör.
2. Arbetsgivaren säger upp arbetstagaren givet att det finns saklig grund för uppsägning.
3. Arbetstagaren säger upp sig från sin anställning – och behöver inte ange saklig grund.

Några andra ”hemmasnickrade” alternativ torde inte förekomma.

Fake news?

I Tidningen Vision (nr 1, 2019) står det under rubriken ”Dags att snacka lön” att lönen är individuell och ska sättas efter kompetens och prestation.

Det är i sammanhanget olyckligt att Vision ger inkorrekt bild av vad som gäller.

I det löneavtal som Vision har ingått med SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) står det att ”därför ska lönen vara individuell och differentierad och avspegla uppnådda mål och resultat”.

Och detta är något annat än vad som framgår i Tidningen Vision.

Sålunda önskvärt att korrekt fakta presenteras.

Har lönekartläggning någon effekt?

I diskrimineringslagen finns regler om årlig lönekartläggning för att därigenom upptäcka – samt vid behov åtgärda – osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män.

Men leder kartläggningen till jämställda löner?

Om detta finns det säkerligen olika erfarenheter av.

Men Riksrevisionen har nu i uppdrag att granska effekten av lönekartläggningarna.

https://www.riksrevisionen.se/nu-granskas/pagaende-granskningar/diskrimineringslagens-krav-pa-aktiva-atgarder.html

Resultatet ska presenteras i maj 2019.

Och nu är vår nya bok här

Nu är min och Sofia Norbergs – nya bok klar för beställning.

Medarbetarsamtal – Handbok för chefer.

Läs mer och beställ här.

Det är andra och reviderade upplagan. Hela boken är uppdaterad och har också utökats med flera kapitel.

Det är en enkel konkret handbok för chefer och ska genomföra medarbetarsamtal. Boken är också ett utmärkt komplement till boken Lönesamtal – handbok för chefer.